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2015/06/02
總 則
★一、采購管理范圍
本規程是公司購買原材料、物資、零部件、設備、辦公用品、勞動保護用品以及其他物資過程中的決策、價格監督、質量檢驗等行為的基本規范。
★二、采購管理原則
按照科學有效、公開公正、比質比價、監督制約的原則，建立健全采購管理的各項制度，防止采購過程中的不正當行為發生。
采購管理機構和采購管理體制
★一、采購管理機構
●負責使用部門及工程方面日常物資、材料、設備采購；
●負責物資采購的詢價、議價、比質、比價及招標；
●負責采購合同的擬訂、簽訂；
●負責按時、按質、按量地采購使用部門所需各種物資；
●負責物資采購管理制度和各崗位職責的制定；
●負責物資采購員的監督與管理；
●負責對供應商的開發與管理；
●負責與使用部門、倉管部門的溝通與協調；
●采購工作的監督管理機構，專司采購監督管理職能；
●配合采購部制定和完善各項采購工作制度、流程；
●會同采購部定期參與大宗物資、材料的招標、評審以及供應商的甄選；
●定期收集采購信息需求，嚴把采購價格關、質量關、實用關，及時向管理層反饋意見；
●嚴格執行各項采購工作紀律。
☆采購監督機構
1、工程部
2、綜合部
3、財務部
4、經營部
●事前價格審核；
●參與大宗物資材料的采購；
●監督采購價格，控制采購成本；
●采購紀律檢查。
☆驗收機構
1、庫管員
2、使用部門
3、項目經理
●各類物資、材料的驗收、管理，建立臺帳和材料數據庫；
●及時反饋物資使用信息，按月統計物資使用情況。
二、采購管理體制
☆（一）采購決策管理
1、建立健全物資采購決策程序，根據采購物資類別和金額的大小，實行分級分權管理，明確各級管理者、各有關部門及人員的權限。
2、除特殊情況外，大宗物資及其它金額較大物資采購的重大事項，由公司決策層和相關部門負責人通過會議或其他的形式實行決策。
3、加強對采購物資的價格、質量、數量的監督，設立物資采購監管委員會。
4、使用部門、項目經理、庫管員對其審批的物資采購負有審查、監督責任。
☆（二）比質比價采購
1、采購部要廣泛收集采購物資的質量、價格等市場信息，掌握主要采購物資信息變化，并根據市場做到比質、比價采購。
2、除僅有唯一供貨商或公司生產經營有特殊要求外，公司大宗物資的采購應當選擇三個以上的供貨商，從質量、價格、信譽等方面擇優進貨。
3、采購部大宗物資采購及有特殊要求的物資采購，應當審查供貨商資格；對已確定的供貨商，應當及時掌握其質量、價格、信譽、服務變化情況。
4、采購中心大宗物資的采購以及其他較大金額的物資采購，具備招標采購條件的，應實行招標采購。
☆（三）價格監督
1、采購監管委員會人員應當嚴格履行職責，監督采購價格，控制采購成本。
2、大宗物資應當經價格監督部門事前進行價格審核，采購部應當在價格監督部門審核的價格內進行采購，特殊情況除外。
3、采購監管委員會應當對所采購的物資的價格單據進行審核，對未在審核的價格內或高于市場價格進行采購而損害公司利益的，應及時向公司領導反映并提出處理意見。
4、物資采購監管委員會等價格監督職能的部門或人員應當及時了解、掌握大宗采購物資的市場價格，并對其審核的物資采購價格承擔相應責任。
☆（四）質量檢驗監督
1、庫管員及各使用部門應對采購物資進行質量檢驗和驗證，進行質量監督與使用信息反饋，采購物資未經質量檢驗或驗證不予辦理正式入庫和結算手續，特殊情況除外。
2、采購部應當根據生產經營需要完善必要的質量、計量檢測條件。不具備檢測條件的需要對采購物資進行檢驗的，可以委托檢驗或要求供貨商出具國家認定的檢測機構的質量檢驗報告。
3、質量檢驗或驗證人員應當嚴格按標準和程序進行檢驗和驗證，并對檢驗、驗證結果承擔責任。
4、對大宗采購物資，采購中心可以根據需要留樣存檔，并進行復檢。
采購管理信息庫建設
★一、建立物資材料價格數據庫
在工程部電腦上建立一套統一的物資價格數據庫，增加各類物資價格透明度，使公司領導及時準確掌握各類物資的最新信息和動態，最大限度的降低企業物資采購成本。
★二、建立合格物資供應商數據庫
健全供應商管理制度，建立合格物資供應商數據庫，及時更新合格供應商信息，通報對違反規定的供應商的處罰。
方便查詢供應商的最新物資價格、交易記錄、信譽等級、售后服務水平，以利于各公司做出相應調整，避免因信息不暢，致使公司利益受損。
★三、采購信息數據庫的統計分析
工程部每月定期向公司提交當月各類物資進銷存明細及使用情況，由采購部根據匯總數據及供應商最新動態，對當月采購信息數據進行匯總和統計分析，按照物資材料的采購價格進行由高到低排序，生成物資采購匯總數據庫。
★四、財務審計部門的有效監督
為保證采購信息數據的真實、準確、有效，物資采購監管委員會應加大監督力度，管理部門可以根據采購信息數據庫保留對采購人員責任的追溯權。
通過采購信息數據庫的公布和統計分析，加上采購監管委員會的有效監督，保證了采購數據的真實、準確、有效，有利于采購成本的降低，使公司實現了材料核算、成本分析、材料管理和財務管理的一體化，由此實現 “陽光采購”平穩運行。
采購管理規定
★一、采購工作基本要求
1、未經審核批準的申購物資一律不得采購；
2、在同等質量，同等價格的情況下，應選擇就近采購；
3、對長期訂貨和大額款項的采購，應通過簽訂合同和實行銀行結算；
4、在比價過程中，嚴格執行同類企業比質量，同等質量比價格，同樣價格比信譽，擇優確定供應商；
5、對于先試用后采購的物資，不得在試用鑒定前采購。
6、大宗物資實行集中采購，以邀請招標、競爭性談判、詢價、單一來源和定點、定向等多種方式采購。
凡進行大宗材料物資的采購活動，必須實行三方參與的原則，即在公司統一領導下，由采購部、使用部門、采購監管委員三方共同參與大宗物資（設備）的采購。
★二、物資采購管理
1、日常辦公用品及大宗物資的采購，實行按月上報采購計劃。
各單位編制采購計劃時，要從實際經營需要出發，避免盲目提報，由于上報物資采購計劃失誤，造成物資積壓損失，由申購公司/部門負責人承擔責任。
2、如臨時需要應急采購的，則應至少提前3小時并經公司領導批準下使用企業備用金采購，由相關采購人員負責采買。
3、計劃外急需采購的物資，由使用部門填制《急需物資申購單》，部門負責人簽字，公司分管領導簽署意見。
經總經理批準后報采購部根據所需物資的單價及數量比照既定標準進行采購，采購部應向使用單位明確到貨期限，如未能按既定時間到貨需向使用單位說明原因并積極配合解決。
4、使用部門在填寫相關申購單時，務必寫清所購物資的品名、規格、型號、單位、數量等信息，如因申購單填寫不清，而影響采購進度的，后果由本部門自負。
5、 物資采購時必須嚴格按照采購原則、采購計劃進行采購，保證做到不錯訂、不漏訂，及時準確做好物資貨源落實工作。
6、采購部備有一定數額的采購備用金，用于應急采購與需現付的零散物資采購。備用金所購應急物資，購入后仍需補齊相關手續，方可予以報銷。
7、簽訂物資采購合同時，要嚴格執行合同法和公司合同管理制度，合同中要明確標的、數量、規格、型號、價格、質量標準、交貨期、交貨地點、結算方式、運雜費承擔者、包裝、運輸、驗收方式。
注明保修年限、保修期結束后的零配件提供及價格、年限等事項，簽訂合同各方經濟責任以及其它需要明確的事項，一般按照先到貨驗收后付款的原則進行，特殊情況先款后貨的需經相關負責人批準。
8、對短缺物資，采購員應及時反饋信息，并征求使用部門意見，經使用部門同意后方可采購代用品，并做好存檔備案。否則，出現后果由采購員負責。
9、采購人員必須按采購作業期限運作，對不按計劃要求及質量要求采購，造成經濟損失的，均由采購人員承擔責任。
12、因特殊原因，采購員未能及時完成采購任務或無法按周期采購物資的，應及時告知采購部門負責人并說明異常原因，提出相應意見方案。
采購部負責人應及時與申購部門反饋和溝通，擬定補救辦法和處理對策，特別重大事項，應匯報總經理。
采購監管委員會
★一、組織機構設置
組長：XXX
委員：XXX
★二、采購監管委員會與采購部的關系
采購監管委員會在公司董事會的領導下，負責對采購部定期進行采購信息反饋和監督管理，是服務與監督的關系。
★三、采購監管委員會主要職能
詳見第二章“采購管理機構”
★四、采購監管委員會工作制度
1、會議制度。
每月月底召開由組長主持的采購監管委員會會議，聽取各委員工作書面匯報，形成會議紀要。
2、信息反饋制度。
采購監管委員會應及時加強采購信息交流溝通，達到采購信息資源共享，貨比三家，物美價廉之功效。
采購監管委員會每月將工作開展情況向采購部通報，并向總經理及時匯報。
3、采購物資驗收把關制度。
采購監管委員會負責對采購物品價格、質量驗收、審核把關，對供應商因質量、價格產生的欺詐行為及時向采購部通報，并提出對供應商的懲罰意見。
供應商管理規定
為了促進供應商與我公司建立健康、和諧、穩定的供需關系，促使供應商保證產品質量、降低成本、供貨及時，提高服務水平，對供應商管理做如下規定：
★一、凡是有可能或已經與我司發生業務往來的供應商，并具有與其所承擔的供應物資相應的經濟實力和資信等級的供應商都在本規定的范圍。
★二、各相關部門職責
☆（一）使用部門職責
1、對工程材料、專業材料和設備等物資，須由各專業技術指定責任人到場進行物資驗收工作，以確保質量。
2、負責提供物資在使用過程中的實際情況及出現的問題。
☆（二）庫房職責
1、負責對供應商到貨物資的驗貨、收貨工作，辦理入庫手續。
2、及時將供應商交貨期限、產品質量、服務水平向采購部反饋，并提出意見。
3、每月定期向采購部提交當月各類物資進銷存明細及使用情況。
☆（三）采購部職責
1、做好供應商的開發工作，積極尋找貨源，開辟新的供貨渠道，對于同類產品，應至少備有兩家以上供應商，以便做到價格互補、貨源互補。
2、做好供應商的管理工作，及時對違反合同規定的供應商進行處理，不定期抽檢供應商送達的貨物，到收貨現場監督驗貨，督促供應商貨物配送的及時性，以確保使用部門的正常供應。
3、負責收集和建立供應商信息數據庫，考察評估供應商的資質，建立《合格供應商名冊》，隨時為開辟新的供貨渠道做好準備。
4、負責定期對供應商進行評估、考核和甄選工作。
每月依據供應商交貨的產品質量、交貨期限、服務態度、產品價格及履約能力等方面進行評分并通知供應商。
5、與常用物資供貨商簽訂相關的《供貨承諾書》。
★三、對供應商的獎懲規定。
1、對于履約能力強，信譽好、送貨及時、提供高性價比物資的供應商，給予及時結帳，并將其列入次年的合作對象。
2、對于存在“以次充好”、“以少充多”行為的供應商，將予以堅決打擊、制止，應扣罰其相應部分的貨款，并取消供應商供貨資格。
3、對于無法與各公司良好配合、出現重大問題無法改善的或經評定連續數月未達標的供應商將取消供貨資格。
因無法找到替代的合格供應商，暫時保留其供應商資格，但須將評鑒結果通知供應商并責令其改進。
4、貨物配送由供應商送貨的，應在訂立合同時談定預交信譽保證金與質量保證金。
供應商未能在指定時間將所訂物資送抵指定地點的，扣繳一定數額的信譽保證金；供應商所送物資質量因不符合同所約定的，應扣繳一定數額的質量保證金。
★四、加強物資供應商的信息管理工作。
1、加強與供應商的信息溝通，及時了解重要物資生產廠家的價格變化趨勢及產品更新動態。
2、定期開展供應商調查活動，根據供應商返回的《供應商調查表》，建立供應商資質等相關內容的《合格供應商名冊》。
根據使用部門反饋的產品的質量、服務水平等信息，及時做出相應的調整，以便更好地處理在供需中所存在的問題。
3、分管的采購人員應詳盡記錄本人經辦的采購物資使用部門反饋信息，為評價供應商提供相關信息資料支持。
總 則
★一、公司建立全面的招標管理制度，以公正、公平、公開的原則評估選擇業務承包單位，在合理公平的原則下追求公司利益最大化，以確保各項承包業務滿足規定的質量、進度和成本控制要求。
★二、凡單項合同額10萬元以上（含）分包（采購）業務，必須納入招標系統進行控制，包括但不限于：
1、 材料設備采購類；
2、 工程施工類；
3、 服務類：包括勘察、測繪、設計、監理、造價咨詢、工程檢測、物業中介、宣傳推廣、模型制作等單位選擇。
★三、為加強招投標工作的管理力度，公司規定出各類招標工作的操作流程和責任劃分，各部門和分公司必須遵照執行。
招標（采購）分類
★一、根據承包工程、采購材料設備的種類和性質的不同，按《招標工作責任界定》的具體規定，招標（采購）工作按以下四類方式進行操作：
1、 集中采購及總承包（公司經辦）；
2、 第一類招標（公司組織或經辦的招標）；
3、 第二類招標（公司所屬公司經辦的招標，公司參與或監督）；
4、 第三類招標（所屬部門及分公司獨立負責的招標）。
★二、當地政府主管部門規定公開招標的工程發包項目，公司所屬部門應做好與政府主管部門的溝通協調工作，按主管部門要求申報，公開招標前應執行公司規定的招標流程，選擇意向單位參加投標。
★三、在上述四類招標（采購）中，符合直接委托條件的發包或采購業務，可按直接委托方式選擇確定供方，但必須執行業務發包直接委托控制指引的規定，由業務經辦部門辦理相應申請、審批手續。
不符合直接委托條件的發包或采購業務，如申報，原則上不予批準，并將作為公司執行制度考核的重要內容。
★四、公司將逐步推行網上招標（采購）。
★五、經營部應在年初制定集中采購目錄, 報總經理審定后，由采購部牽頭組織，相關部門配合，實行集中采購，以達到最大限度發揮公司規模采購優勢、有效降低成本和保證產品質量的目的。
★六、對于管理體系成熟高效、執行制度嚴格的分公司，報總經理批準后，經營部可對該公司的招標業務進行授權，具體授權的工作范圍、操作模式、時間期限等采用授權通知書的形式。
招標（采購）計劃
★一、為防止肢解發包工程來回避公司招標管理規定，以及避免計劃編制的隨意性，公司應分階段編制和修訂招標(采購)計劃，在《項目經營策劃書》中一并上報項目總招標（采購）計劃。
招標（采購）計劃必須科學、合理、嚴肅，允許每季度末20日前對下季度招標（采購）計劃進行一次修訂，報經營部審批后嚴格執行，公司對計劃的執行嚴格監控，也作為執行制度考核重點內容之一。
★二、公司編制和修訂的招標（采購）計劃應包含集中采購及總承包、第一類、第二類、第三類及擬定直接委托的內容。
★三、招標（采購）計劃的編制內容和要求包括：
1、 招標（采購）計劃中的成本估算額，與該項目的目標成本比較，若有較大超支時，應考慮從優化設計上研究解決措施；
2、工程部根據項目的進度，確定招標項目技術資料的提供時間和材料設備定板的時間，并按時提供相關資料；
3、 材料設備采購計劃應明確采購材料設備的數量、成本估算額、招標方式、標段劃分、供貨方式、定板完成時間，以及發標、開標、定標和進場時間。
4、 各類專業工程招標計劃應明確各類專業工程的內容、技術條件、標段劃分、成本估算額、招標方式、發標、開標、定標和進場時間。
★四、公司編制和修訂的各階段招標（采購）計劃經各公司相關業務部門會審、總經理批準后實施。
★五、對于上報的招標（采購）計劃內容，經營部可根據各項目招標計劃和集團的實際情況，提出審批意見，各公司遵照意見進行調整。
招標過程控制要點
★一、招投標領導小組及組成集中采購和總承包招標需成立領導小組，其組成由常務總經理、分管副總經理、總經理助理、審計部部長、經營部部長、財務總監、采購部長組成（特殊情況可以增加相應人員）。
招標工作領導小組組長由常務總經理擔任。
★二、招標工作小組的組成每個招標（采購）項目在招標前，由招標工作小組負責整個招標工作。
1、與投標單位有利害關系的人員不得作為招標工作小組成員。
2、招標工作小組人數必須為奇數，且不少于（含）7人，原則上不多于9人。
招標工作小組專業技術人員不得少于2人。
3、除集中采購及總承包外的所有招標（采購）項目，公司業務經辦部門和經營部相關的專業技術人員應全過程參與招標工作。
★三、招標文件
1、所有招標（采購）項目必須達到發標的技術條件方可報批招標文件。
2、標準招標示范文件：
?①經營部負責組織擬定標準招標示范文件，由公司法務律師等分別就相關內容履行審批，報總經理批準后正式發布。
?②公司可根據各自項目的具體技術條件、地方差異性，對標準招標示范文件的相關內容進行調整，編制每項業務的招標文件。報批時應注明與標準招標示范文件差異之處。
如上報之招標文件與發布的招標示范文件內容無實質性改變，報經營部審批；如內容出現實質性改變需報集經營部、法務部審批。
3、非標準招標示范文件：
?①總承包招標文件由經營部擬定，經招標工作小組成員會簽后，轉律師審核后，報總經理審批。
?②集中采購招標文件, 需經法務律師審核后, 方可報總經理審批。
i)經營部對招標文件總體把握負責；
ii)工程部對技術條件和要求負責，包括產品技術標準、設計方案、設備選型的確定；
iii)財務部對付款條件和要求負責；
?③第一類、第二類、第三類的招標文件由集團所屬公司經辦部門擬定，履行內部審批手續，其中必須經法律顧問和總經理簽字確認。
i) 經辦部門對招標文件總體把握負責；
ii) 規劃部門（公司所屬開發設計人員或規劃研究院）對技術條件和要求負責，建造標準與公司審批結果一致；營銷部門、招商部門對相關招標文件中的技術要求負責；
iii) 工程部對工程管理條件和要求負責；
iv) 經營部對商務條件和要求負責；
v) 財務部對付款條件和要求負責；
4、公司所有招標（采購）業務信息應有計劃地提前在媒體公開發布，且不少于2次，在公司網站建成后需將招標（采購）業務信息在網上及時發布，公司招標經辦部門負責供方資料的收集整理并定期將招標（采購）項目信息上報經營部。
5、公司部門經理及以上管理人員和招標工作小組成員，原則上不允許推薦投標單位，如因業務需要推薦投標單位的，應不以任何方式影響評標、定標工作正常進行。
6、集中采購相關信息在公司網站上發布。
★四、投標單位入圍
1、入圍單位或材料設備的品牌和質量應在同一水平線上，具有可比性和競爭力。
2、各類招標項目且每個標段有效投標單位應不少于（含）三家。如有效投標單位不足，需報總經理批準。
投標單位優先從合格供方名錄中選擇，合格供方名錄中沒有或數量不夠時，才可從其它途徑選擇投標單位。
3、各類招標（采購）項目選擇供方前，由公司經辦部門或所屬公司擬定入圍標準，招標經辦部門根據審批后的招標（采購）項目的入圍標準初步選擇擬定入圍單位。
4、在入圍單位選擇階段，招標經辦部門應將招標（采購）項目的概況、規模、標段劃分原則、付款方式、工期要求、評標基本辦法等核心商務和技術條件與擬定入圍單位充分溝通、交流，以使對方的投標行為更加理性，從而保證招投標工作的質量。
5、在上述工作基礎上，篩選出符合入圍標準的足夠數量投標單位入圍。
6、招標經辦部門對篩選出的單位發放投標邀請函，并及時接收對方的投標承諾函，以收到的承諾函為準整理出入圍單位。
7、集中采購和項目工程總承包的入圍單位名單（含入圍標準）經招標工作小組會簽后，報集中采購和總承包招標領導小組審定。
★五、發標
1、根據招標（采購）項目的實際情況，招標文件審批部門（人員）在招標文件中明確發標地點、發標人員。
2、發標時發標人員應做好書面記錄，招標文件發放登記時，需在不寫明領取單位名稱的前提下，由領取人簽字，待所有領取人簽字完畢且離場的情況下，由經辦人填寫領取單位名稱。
3、現場踏勘由招標工作小組中的經辦部門人員負責組織，其他部門視實際需要指派人員配合。
4、招標答疑如投標單位對招標文件內容無法理解或招標文件存在模糊、錯誤、遺漏等問題，招標工作小組根據情況，以答疑會或招標文件補遺的形式解答。
無論何種方式，均應以招標工作小組會簽、審批通過的會議紀要或招標補遺文件為準。
★六、開標
1、根據招標(采購)項目的實際情況，招標文件經辦部門（人員）在招標文件中明確開標地點。
2、招標工作小組組長或其授權委托的招標工作小組成員主持公開開標工作，現場拆封，該過程和內容需作好記錄，參加開標的全體人員簽字確認。
3、開標時，財務部人員必須到場鑒別投標保證金票據（銀行保函、支票等）的合法性、真實性和有效性。
4、開標時，經辦部門、成本控制人員必須到場。
5、開標后，招標工作小組組長組織相關人員進行標書的分析，以便于進一步的評標定標工作。
★七、評標、定標、中標
1、工程類招標項目的技術標打分權重不得超過20%，裝修、裝飾、景觀、材料設備類招標項目的技術標打分權重不得超過35%。
服務類招標項目的技術標打分權重不得超過50%，規劃、建筑設計方案、廣告、標識、小品等設計招標項目的技術標打分權重不得超過60%，確需突破的，需經總經理審批。
2、招標工作小組組長主持招標項目的評標工作，為保證評標的嚴肅性和公正性，在整個評標過程中招標工作小組成員應全部出席。
如確因特殊情況（如出差等）無法參加，須授權勝任人員參加評審，授權必須采用書面（即授權委托書）形式（若出差在外，則傳真或事后補授權委托書），禁止未經授權的人員參加評標并簽字。
3、各類專業的評標工作均必須遵循公司的規定，經招標工作小組評標，推薦中標單位。
4、公司按審批權限批準推薦的中標單位，由經辦部門向中標單位發出中標通知書，同時將中標結果以書面形式通知其他投標單位。
簽訂合同
★一、招標經辦部門按照招標文件中的合同條件和中標單位的相關承諾，與中標單位簽訂經濟合同。
★二、合同簽訂前，招標經辦部門負責按管理制度“經濟合同管理”和法律事務部的相關規定，在公司內部完成相關審批手續。
★三、未簽訂合同不允許擬中標單位進場施工或做施工準備。
★四、集中采購確定中標單位后，公司與合作供應商簽訂集中采購協議。
★五、凡納入集中采購協議的產品，經營部應提出需求，并報公司領導審批后與公司合作供應商簽訂經濟合同，如果合作供方產品不滿足項目的技術要求，按照管理規定另行招標（采購）。
供方管理
★一、供方合格評定
1、所有參與投標或接受直接委托的供方，包括公司集中采購和定向供方，均必須經過規定程序的合格評定，并且評定結論應滿足業務承包要求。
2、經營部負責管理公司集中采購和定向供方的合格評定。
3、供方合格評定必須按《供方合格評定指引》的規定執行，經評定合格的供方由其經辦部門負責建立合格供方名錄，并匯總形成公司的合格供方名錄。
★二、供方履約評估
1、各業務經辦部門必須對供方的履約過程表現進行階段性的監督和評價，按公司的規定做好供方的履約評估記錄。
2、竣工驗收后，公司對供方進行綜合評價，根據評價結果，提出如下建議：
?①結果為“優”的，滿足其他項目入圍標準的情況下，優先成為入圍單位，且在定標時優先考慮；
?②結果為“合格”的，在合格供方名錄中保留；
?③結果為“不合格”的，從合格供方名錄中取消其資格；
?④公司建立供方“黑名單”制度，凡存在圍標、串標、行賄等行為的投標單位，經招投標小組批準后將列入黑名單。
凡列入黑名單的供方永不得承接鼎晟所有項目，黑名單的企業名稱在公司網站上進行發布。
3、各部門應每半年一次（6月30日前和12月30日前）集中向經營部報備合格供方名錄。